Visa étudiant au Japon

Choix d’une école de japonais au Japon

Avant tout échange avec l’école, vous devez faire un choix parmi de nombreuses écoles de langue de japonais au Japon.

Pour faire mon propre choix, je me suis intéressé à certain critère de sélection :

• Le tarif des frais de scolarité : Il existe un très grand nombre d’écoles de japonais avec des tarifs plus ou moins élevés. Je vous suggère de voir le programme scolaire et de sélectionner l’école qui correspond le mieux à votre budget.

• Une préparation à l’examen du JLPT : Si vous cherchez à obtenir une maîtrise en japonais, certaines écoles vous forment et vous aident pour le JLPT.

• L’emplacement de l’école : L’idée est de réduire le temps de déplacement entre votre école et votre logement.

• La session d’entrée : Il existe 4 sessions d’entrées (4 fois 3 mois : avril, juillet, octobre, janvier) dans les écoles de langue au Japon. Selon votre situation, vous pouvez aussi bien débuter vos cours pour la session d’avril que pour la session de juillet. Par contre, une règle s’applique en fonction de la session choisie. Si vous avez prévu de faire 2 ans de visa étudiant, je vous recommande de choisir la session d’avril, qui vous permettra d’étudier 12 mois lors de votre deuxième année de visa étudiant. En effet, le mois d’avril au Japon correspond à la rentrée des classes dans tout le pays. Par conséquent, si vous choisissez la session du mois de juillet par exemple, vous étudierez seulement 9 mois lors de votre deuxième année de visa étudiant. Cette règle s’applique uniquement pour les étudiants souhaitant étudier 2 années consécutives. Pour les étudiants qui souhaitent étudier une année uniquement, vous pouvez choisir n’importe quelle session pour débuter vos cours de japonais.

• La traduction de votre dossier d’inscription : Toutes les écoles de japonais ne vous aident pas à traduire vos documents français en japonais. Il est très important de traduire son dossier d’inscription puisque tous vos documents français (acte de naissance, lettre de motivation, etc.) seront transmis aux bureaux d’immigration japonaise. Ces derniers ne disposent pas forcément de traducteur et ne pourront donc pas comprendre l’intégralité de votre dossier d’inscription. Pour se donner la chance de valider son dossier d’inscription, il est donc primordial de traduire son dossier auprès de professionnels spécialisés dans les demandes de visa étudiant au Japon. Pour cela, dans la suite de ce guide, je vous recommanderai une agence par laquelle je suis personnellement passé pour faire traduire mon dossier. Cela facilitera votre recherche et vous assurera l’obtention du visa étudiant du premier coup.

À l’aide de ces critères, il vous sera plus facile de comparer les écoles de langue japonaise au Japon.

Les agences de traduction au Japon

Comme je le disais dans le précédent chapitre, toutes les écoles de japonais au Japon ne disposent pas de services de traduction. Cela signifie que si l’école que vous souhaitez intégrer, n’est pas en mesure de traduire vos documents, vous devriez traduire vous-même du français au japonais, toutes les informations de vos documents administratifs nationaux français (exemple : carte d’identité, passeport, CV, lettre de motivation etc…).

En passant par une agence de traduction, cela vous permettra de traduire votre dossier d’inscription sans aucune erreur et de garantir la validation de votre dossier auprès de l’immigration japonaise.

Débutant en japonais comme je l’étais, je n’avais pas d’autre choix que de faire appel à de tel service. J’étais dans la totale incapacité de traduire un dossier d’inscription en japonais. Et comme je tenais absolument étudier en visa étudiant au Japon, je ne pouvais pas me permettre de faire la moindre erreur dans mon dossier. Il était même inimaginable de traduire le dossier par moi-même (via une application de traduction) ou même par un ami. La traduction en japonais de ce type d’information requiert d’un niveau exceptionnel en japonais et demande beaucoup de temps.

Ma seule solution était de faire appel au service d’une agence française de traduction au Japon.

Trouver et choisir une agence de traduction

En plus de l’école de japonais, vous allez devoir trouver une agence de traduction. Cela peut sembler difficile mais heureusement pour vous, je vais vous aider dans cette démarche.

En effectuant une recherche sur internet, vous trouverez plusieurs organismes et agences françaises. Ces entreprises sont spécialisées dans la relation entre les étudiants et les écoles de japonais au Japon.

Pour les trouver, ce n’est pas difficile mais pour les choisir, c’est une autre paire de manche. En effet, en choisissant votre agence de traduction, il va falloir vous assurer qu’elle opère de manière professionnelle et en laquelle vous pouvez avoir confiance.

Pour vous faciliter grandement la tâche et vous faire gagner du temps dans cette recherche, je peux d’or et déjà vous parler de Dokodemo. En 2018, après de multiples recherches, mon choix se porta vers eux. Ce n’est pas la seule agence que j’ai contactée mais c’est la seule qui m’a le plus rassuré.

Dokodemo

Dokodemo aide tous les francophones du monde à étudier au Japon. Cette agence ne se spécialise pas uniquement dans la traduction de dossier d’inscription en japonais. En effet, Dokodemo propose également des logements pour s’installer pendant votre séjour au Japon.

Ils sont en relation avec plusieurs écoles de japonais dans la plupart des grandes villes du Japon : Tokyo, Osaka, Kyoto, Nagoya, Fukuoka, Sapporo, Okinawa. En ce qui me concerne, je voulais étudier à Tokyo et j’ai donc choisi une des écoles (Toshin Language School) de japonais en relation avec Dokodemo.

Pour faire une demande d’inscription dans une école de japonais, vous pouvez directement contacter Dokodemo sur leur formulaire de contact. La personne qui m’avait répondu et qui avait pris en charge mon dossier me répondait en français. L’échange pouvait donc se faire uniquement en français. Mes documents français étaient donc envoyés à Dokodemo, qui se chargeait de les traduire et de les envoyer à l’école que j’avais choisie. En ce qui me concerne, j’avais choisi l’école Toshin Language School qui correspondait à tous les critères précédemment cités.

Traduire votre dossier avec Dokodemo

Pour intégrer l’école Toshin Language School, les services de Dokodemo m’ont donc énormément aidé puisqu’ils ont pu traduire la totalité de mes documents en japonais. Grâce à leur service, mon dossier d’inscription pour une demande de visa étudiant a été validé du premier coup par les autorités japonaises.

Pour avoir traduit mes documents par Dokodemo et avoir passé une excellente année en visa étudiant à Toshin, je ne peux que vous recommander leur service. Pour débuter votre démarche, vous pouvez simplement vous rendre sur le formulaire de contact de Dokodemo et de faire votre demande.

Communication commerciale : Si vous mentionnez que vous avez découvert Dokodemo grâce à Projet Japon lors de votre demande d’inscription, le site Projet Japon recevra une petite commission. Cela m’aide à continuer à fournir des contenus de qualité et à soutenir ma communauté. Je vous remercie pour votre soutien !

Demande d’inscription

Une fois que j’avais choisi l’école qui m’intéressait, je m’étais rendu sur le site web de l’école pour envoyer mon premier message en français via leur formulaire de contact en disant que j’étais intéressé par leur programme scolaire.

Puis j’ai reçu un premier message d’une personne de l’administration de l’école. Mon interlocuteur était un japonais qui savait parler et écrire très correctement le français. Donc, tous nos échanges par emails ont été écrits en français.

À présent, afin de comprendre la suite des explications, je vais établir la liste des procédures à suivre pour préparer son dossier d’inscription jusqu’à réception du visa étudiant.

Ces procédures sont à suivre dans l’ordre. Sans la première étape, vous ne pourrez pas accéder à la seconde car votre interlocuteur prendra le temps de valider chacun de vos documents étape par étape.

Les prérequis pour une demande de visa étudiant au Japon

La demande de visa étudiant est ouverte à tous et se fait par dossier nécessitant au préalable 2 prérequis :

En ce qui concerne le certificat bancaire, j’imagine qu’ils veulent s’assurer que vous ayez le budget nécessaire permettant de vivre au Japon. Parce-que à part les frais scolaires, vous avez également votre logement et vos repas à payer, entre autres. C’est pourquoi, si vous voulez étudier au Japon, il va falloir mettre suffisamment d’argent de côté.

Après avoir envoyé votre dernier diplôme et votre certificat bancaire par email, vous allez devoir compléter, entre autres, le formulaire d’inscription que seule la personne de l’école sera en mesure de vous envoyer. Ce formulaire comprend plusieurs pages dont :

1. Un formulaire d’inscription

Le formulaire d’inscription rédigé en japonais et traduit en français, m’a permis de le compléter facilement. Pour compléter plus facilement le formulaire d’inscription, mon interlocuteur m’avait fourni une notice d’aide (ce n’est pas le cas pour toutes les écoles).

Après avoir entièrement complété votre formulaire d’inscription, votre interlocuteur prendra le temps de le vérifier et vous fera part d’une liste des informations à compléter ou modifier. En effet, le formulaire d’inscription demande de nombreuses informations à compléter, qu’il peut être difficile de le compléter correctement du premier coup. C’est pourquoi, on vous demandera de modifier les informations jusqu’à ce que votre formulaire d’inscription soit parfait.

J’ajouterais un point plus ou moins important : dans le formulaire d’inscription on vous demandera le numéro de votre passeport français. Bien entendu, assurez-vous que celui-ci soit encore valide ou tout bêtement que vous en ayez un. Parce-que en ce qui me concerne, lorsque j’ai remarqué que je devais mettre le numéro du passeport, à ce moment-là je n’avais pas encore de passeport ! Je n’en avais jamais fait. C’est pourquoi je me suis empressé de le faire pour pouvoir obtenir mon numéro.

2. Un Curriculum Vitae (CV)

Le CV quant à lui retrace dans sa globalité votre parcours scolaire, et plus précisément :

Diplômes et formations : Les écoles dans lesquelles vous avez étudié de la primaire à aujourd’hui. Pour cela, il faut indiquer :

• • le nom de l’école,
  • l’adresse postale de l’école,
  • le nombre d’années passées dans l’école,
  • la date d’entrée et la date de sortie.

Expériences professionnelles : Les entreprises dans lesquelles vous avez travaillé. Pour cela, il faut indiquer :

• • le nom des entreprises,
  • l’adresse postale des entreprises,
  • la date d’entrée et la date de sortie.

Écoles de japonais : Les écoles de langues japonaises que vous avez déjà faites et

Voyages au Japon : Les voyages que vous avez fait au Japon.

JLPT : Les JLPT que vous avez déjà passé en indiquant le niveau et le score.

De plus, il va également falloir que vous renseignez des informations sur les membres de votre famille à savoir leur âge (ou date de naissance), leur adresse de résidence et leur activité professionnelle.

3. Une lettre de motivation

En ce qui concerne maintenant la lettre de motivation, il s’agit donc de vos motivations à étudier au Japon. Et notez bien cela, l’immigration japonaise veut s’assurer que le visa étudiant reste avant tout un visa « d’étude » et non de travail.

C’est-à-dire que vous devez éviter de parler de projets de vie ou de travail au Japon. Assurez-vous de parler uniquement de projets d’études en adéquation avec le visa que vous demandez. Et cela concerne également tous les documents de votre dossier.

4. Un formulaire pour le garant

Enfin pour le formulaire du garant, une personne de votre famille (père ou mère) doit remplir ce formulaire.

Bien qu’au début vous ayez fournis votre propre certificat bancaire, l’école veut s’assurer (au cas où) qu’un membre de votre famille sera en mesure de vous aider en cas de pépin.

Dans ces quelques documents, vous pouvez également mettre votre photo et signer là où on vous le demande mais je pense que pour cette première ébauche ce n’est pas très important car ces 4 premiers documents seront avant tout envoyés par email afin d’être vérifiés. Et comme vous le savez, jusqu’à maintenant il n’est pas encore possible d’envoyer une signature authentique par email. La photo et les signatures seront donc à ajouter lorsque vous scannerez vos 4 documents pour les envoyer par voie postale.

Envoi du dossier d’inscription à l’école au Japon

Si les étapes précédentes se font par email, c’est pour s’assurer que vous êtes en possession des documents demandés ou qu’ils soient correctement complétés. Si tout est correct, vous serez en mesure de tout envoyer par voie postale.

Les 4 documents énoncés précédemment seront traduits par l’école qui les enverra à l’immigration japonaise. Toutefois, lorsque vous enverrez votre dossier d’inscription, on vous demandera d’ajouter des documents supplémentaires.

Faisons un récapitulatif des documents à mettre dans votre enveloppe :

• Formulaire d’inscription (daté et signé),
• CV (daté et signé),
• Lettre de motivation (signée),
• Acte de naissance (original),
• Dernier diplôme (photocopie),
• Attestation de travail du garant (original),
• Certificat bancaire prouvant la somme minimale de 16 000 € sur votre compte ainsi que sur le compte du garant (original tamponné et signé par l’établissement bancaire concerné),
• 5 photos d’identités (original),
• Photocopie du passeport.

L’école vous fournira donc son adresse pour envoyer votre dossier par voie postale et en lettre recommandée. Si vous êtes encore étudiant en école de langue japonaise en France ou que vous travaillez dans une entreprise, des documents supplémentaires seront également à envoyer suite à validation par email de l’école :

• Certificat de travail pour les salariés,
• Certificat de votre école de japonais en France,
• Certificat de votre diplôme du « Nihongo Noryoku Shiken ».

Quand vous avez reçu votre dossier, l’école s’engage à traduire et présenter celui-ci dans les meilleures dispositions à l’immigration japonaise.

Acompte pour traduire votre dossier d’inscription

Un acompte de 30 000 yens vous sera demandé pour payer les frais de traduction de votre dossier. Cet acompte est compris dans les frais de scolarité.

Après avoir payé cet acompte, l’école se chargera de traduire l’ensemble de votre dossier pour le présenter aux services d’immigration japonaise. Cette somme sera bien entendu déduite du tarif final en cas d’obtention du visa ou restituée à l’étudiant en cas de refus de l’immigration.

Cependant, en cas d’annulation des démarches par l’étudiant lui-même (et ce quel qu’en soit la raison), l’administration se réservera le droit de conserver cet acompte. Il conviendra ainsi de bien réfléchir avant de lancer définitivement une démarche de demande de visa étudiant.

L’envoi de l’acompte a pu facilement s’effectuer par Paypal.com qui permet automatiquement de convertir la somme de yens en euros.

N’hésitez pas ensuite de vous assurer que votre acompte a bien été reçu par l’école.

Dates limites d’envoi et de réception de votre dossier

Pendant tous les échanges que vous aurez avec l’école pour préparer votre dossier, vous aurez des dates à respecter. L’école sera en mesure de vous les communiquer afin d’envoyer tels ou tels documents en temps et en heure.

En prenant exemple sur les étapes précédentes et en se basant sur une session prévue pour début avril 2018,

• • l’envoi du formulaire d’inscription par email devait se faire début août 2017
  • l’envoi du dossier complet par voie postale devait se faire quant à lui avant le 15 novembre 2017.

Généralement la réponse finale, celle qui confirmera ou refusera votre dossier, interviendra dans les 3 mois suivants la date limite de présentation des dossiers. C’est-à-dire, 3 mois après le mois de novembre.

C’est avec joie que 3 mois plus tard, le 23 février 2018, j’ai pu recevoir par email le résultat en apprenant que je pouvais intégrer l’école de japonais à Tokyo !

Règlement des frais de scolarité

Lorsque j’avais obtenu la réponse, j’avais un mois pour envoyer les frais de scolarité par virement bancaire pour recevoir le « Certificate of Eligibility », un document indispensable pour retirer son visa étudiant auprès de l’ambassade ou du consulat du Japon (en France).

Pour gagner du temps, sans même avoir obtenu la confirmation par l’immigration japonaise, j’ai demandé les coordonnées bancaires de la banque de l’école pour créer un nouveau bénéficiaire en ligne avec ma banque. En générale, la création d’un nouveau bénéficiaire peut prendre un peu de temps. Si votre banque le permet, il faut que vous fassiez un « virement international » en sélectionnant votre bénéficiaire. Le virement international est obligatoire sinon vous ne pourrez pas envoyer les frais de scolarité à votre école.

Au Japon, ils ne possèdent pas de numéro IBAN, ce qui ne permet pas de faire un simple virement bancaire. Vous devez donc demander les coordonnées bancaires de l’école afin d’effectuer correctement le virement bancaire international. 

Une fois que le virement bancaire a été établi, veuillez vérifier que le montant a bien été réceptionné par l’école. Il suffira de demander à votre interlocuteur par email.

Le Certificate of Eligibility (COE)

C’est donc 3 jours plus tard que j’ai reçu la confirmation de la réception du virement bancaire par l’école. C’était la première fois que je faisais un virement à l’international alors j’espérais vraiment que ce dernier soit bien arrivé. En général, le virement international peut prendre entre 3 et 10 jours selon les banques françaises. Suite à cela, l’école était donc autorisée à m’envoyer le CoE « Certificate of Eligibility » à mon domicile.

Le certificat d’éligibilité (eng « Certificate of Eligibility » (CoE)) est l’unique document qui vous permettra de faire votre demande de visa auprès de l’ambassade du Japon. Le CoE est un document au format papier et de couleur jaunâtre contenant toutes les informations sur votre identité et autres informations que vous avez fourni à l’école de japonais au Japon.

Lorsque vous présenterez votre dossier à l’ambassade du Japon, si vous ne possédez pas ce certificat, vous ne recevrez pas votre visa. Après avoir complété votre dossier d’inscription et payé les frais de scolarité à l’établissement, ce dernier vous remettra ce certificat d’éligibilité. Cela signifie que vous serez éligible et autorisé à faire votre demande de visa.

Prise de rendez-vous pour la demande de visa

En 2018, je m’étais rendu directement à l’ambassade du Japon à Paris, situé au 7 avenue Hoche 75008 Paris. Mais aujourd’hui, il faut prendre un rendez-vous par email pour faire sa demande de visa.

Pour ceux qui ne vivent pas à Paris, il est également possible de demander son visa auprès du :

• • Consulat Général du Japon à Strasbourg
  • Consulat Général du Japon à Marseille
  • Bureau consulaire du Japon à Lyon

Les modalités de prises de rendez-vous peuvent varier selon l’endroit où vous faites la demande, veuillez donc les contacter pour obtenir des informations plus détaillées.

Pour prendre rendez-vous, veuillez envoyer votre message à l’adresse suivante : rdv.visa@ps.mofa.go.jp

Toujours par email, veuillez joindre les documents suivants :

• •  Une copie du CoE.
  • Le nom et prénom(s) du demandeur de visa.
  • L’adresse du demandeur au moment du dépôt de la demande de visa.
  • 3 dates de rendez-vous souhaitées.
  • La date de départ pour le Japon.

L’ambassade du Japon à Paris est uniquement ouverte du lundi au vendredi de 9h30 à 12h30.

Documents à réunir pour la demande de visa

Lors de la réception du CoE, l’école m’avait envoyé une liste de documents (et oui encore et encore des documents) que je devais fournir à l’ambassade japonaise (ou au consulat) en France pour faire ma demande de visa étudiant.

La demande de visa étudiant doit contenir les éléments suivants :

• L’original du « Certificate of Eligibility » (COE) accompagné de sa photocopie recto-verso.
• Passeport en cours de validité (non biométrique accepté).
• Titre de séjour (sauf membres de l’Union Européenne) accompagné de sa photocopie recto-verso.
• 1 formulaire de demande de visa (les signatures figurant sur le passeport et le formulaire doivent être identiques). En cas de doute sur la façon de compléter ce formulaire, veuillez laisser libre les champs concernés et vous adresser directement au préposé des visas au moment du dépôt de votre demande.
• 1 photographie d’identité (de bonne qualité datant de moins de 6 mois) à coller sur le formulaire. format: 35mm X 45mm (ne pas tenir compte des dimensions mentionnées sur le formulaire) Les photographies d’identité scannées /imprimées via une imprimante ne sont pas acceptées. Elles doivent laisser apparaître la tête entière.

Demande du visa étudiant

Le formulaire de demande de visa doit uniquement être écrit en anglais et peut être écrit de façon manuscrite ou dactylographiée.

Le jour du rendez-vous, seul le demandeur de visa doit se rendre sur place. Aucun parent ou personne tiers ne peut se rendre à la place du demandeur de visa.

Je me suis donc rendu à l’ambassade japonaise à Paris et j’ai pu fournir sans problème l’intégralité des pièces demandées. La personne au guichet vous donnera alors un récépissé que vous devez apporter le jour où vous récupérerez votre visa étudiant !

Le délai d’attente avant de recevoir le visa est de 5 jours ouvrés. Vous serez tenu informés lorsque votre visa sera prêt. 

Réception du visa étudiant

Lorsque vous recevrez par email la confirmation que votre visa sera prêt à être réceptionné, vous pouvez vous rendre à nouveau sur place (à une des 3 dates mentionnées par email) pour le récupérer.

Si vous êtes indisponibles pour réceptionné votre visa étudiant, une autre personne que vous pourra s’en charger. Cette dernière devra être munie des pièces suivantes :

• •  sa propre pièce d’identité
  • l’original du récépissé (les photos ou copies du récépissé seront refusées)
  • le règlement en espèces des frais de visa (voir les détails des frais de visa)

Le visa étudiant est un document imprimé en couleur agrafé dans votre passeport français. Hormis votre nom et prénom, il contient surtout la période de permission à laquelle vous êtes autorisés à vivre au Japon.